Lo cortés no quita lo valiente

Sigue nuestros consejos para mantener un buen trato con colegas y clientes

Posteado por: Giuliana Caccia , 26/05/2017

Es una realidad que los que estamos en el mundo laboral vivimos muy ocupados y estresados. El tiempo se hace corto e insuficiente para terminar todo lo pendiente y, peor aún, a veces la acumulación de tareas termina convirtiendo lo importante en urgente. Además, dependiendo del puesto que ocupemos y el grado de responsabilidad asignado a las tareas que debemos ejecutar diariamente, se suma el atender a otras personas ya sea en reuniones, correos o llamadas telefónicas. Y no siempre tenemos la capacidad o disposición idónea para atenderlos como toda persona se merece: dándoles tiempo, atención y respondiendo con amabilidad.

Sin embargo, la falta de tiempo no debe ser una excusa para que no respetemos al prójimo y le demos la misma atención que quisiéramos que tuvieran con nosotros estando en su lugar. Para convencerlos de la importancia de lo que les digo, podría darles muchos motivos de “conveniencia” —el mundo da vueltas y uno nunca sabe cuándo los roles se intercambien y seamos nosotros los que necesitemos de la persona que nos busca, por ejemplo—. Sin embargo, creo que el motivo principal que nos debe mover para ser corteses es que todas las personas merecemos ser respetadas y atendidas si es que lo solicitamos de manera educada y nuestro requerimiento de atención encaja dentro de los fines de la institución o empresa de la que solicitamos dicho servicio. Además, ser amables nos hace bien sobre todo a nosotros mismos, porque nos convierte en mejores personas y, por lo tanto, mejores profesionales.

Pero, ¿cómo ser amables cumpliendo nuestras responsabilidades y logrando, al mismo tiempo, cubrir nuestra cuota de atención a terceros? Aquí les doy algunos consejos que pueden aplicar adaptándolos a sus realidades laborales concretas.

  1. Responder correos, llamadas o chats. La tecnología de hoy nos bombardea de mensajes y requerimientos. No hay descanso. No solo es el trabajo, también son los grupos de WhatsApp, las llamadas de empresas ofreciéndonos servicios, tarjetas de crédito, entre otros, que si atendemos todos en el mismo momento que los recibimos, podemos pasarnos el día entero en esa tarea y no avanzar nunca lo pendiente. Lo que yo normalmente hago es silenciar mi teléfono varias horas diarias en las que me dedico a terminar lo más importante del día. Durante ese tiempo, trato de no tener distracciones y de esa manera avanzo mucho más rápido. Luego, cuando termino lo urgente, destino un tiempo importante a contestar correos, mensajes en el chat o a devolver las llamadas que no contesté y que puedo identificar al que las realizó. Eso sí, trato de responder todo. Lo que puedo hacerlo mediante un audio, lo hago mientras me traslado de un lugar a otro. Así aprovecho el tiempo que paso en el tráfico(Mantenerse offline y luego de hacer lo pendiente responder, durante el tráfico).

  2. Tratar de dar una cita así sea en el mediano plazo. Cuando me contactan porque quieren tener una reunión conmigo, siempre les doy una fecha. Si no puede ser cercana debido a que ya tengo copados los espacios destinados a reuniones, les explico la situación y les propongo una reunión concreta, con día y hora. Las personas quedan satisfechas porque se sienten atendidas y respetadas, como debe ser. Algo que me funciona muy bien a veces es proponer una reunión telefónica o mediante un sistema de videoconferencia. Es una manera eficiente de ahorrar el tiempo que uno toma en el traslado de un lugar a otro.

  3. Luego de la reunión, siempre dar una respuesta a lo solicitado o acordado en el encuentro. Esto es sumamente importante cuando las personas solicitan reunirse con nosotros porque necesitan algún servicio de nuestra parte. En mi caso, por ejemplo, yo trabajé muchos años en áreas de marketing o que tenían dentro de sus objetivos auspiciar o promover proyectos. De cada 10 reuniones, 9 eran de iniciativas que no calzaban dentro de nuestras metas y, por lo tanto, debía dar una respuesta negativa a las propuestas. Y siempre las daba en la menor cantidad de tiempo que se necesitaba para analizar los proyectos. Muchas veces, incluso, era al finalizar la reunión. Cuando uno responde, así sea con un “no”, la gente lo agradece. Porque ya sabe que no cuenta con nosotros y puede poner el esfuerzo en conseguir otros medios de soporte. No hay nada peor que nos dejen comiendo ansias. Si alguna vez nos ha pasado, sabemos lo mal que uno se siente cuando la otra persona no nos da una respuesta clara al requerimiento del que depende crucialmente alguno de nuestros proyectos profesionales o personales.

  4. Decir siempre los motivos que sustentan nuestras respuestas. Hay que ser honestos. Pero amables. Las personas agradecen la honestidad por sobre todas las cosas. Además, ser honestos también nos ayuda a ahorrar tiempo en el futuro. Me explico con un ejemplo: si alguien viene con un proyecto que no nos gusta o no nos parece que calza con la visión de nuestro negocio, de nada nos sirve decir “lo siento, pero no tengo presupuesto”. ¿Saben por qué? Porque nos volverán a buscar al año siguiente para ver si ya resolvimos nuestro problema. Sin embargo, si le decimos de manera asertiva por qué realmente no estamos respondiendo positivamente a su requerimiento, esa persona tendrá claro que su proyecto no se ajusta a nuestros lineamientos y dirigirá sus energías a empresas que sí puedan estar interesadas, o a cambiar o mejorar su propuesta para conseguir el apoyo necesario.

  5. Ser agradecidos porque pensaron en nosotros. Al principio o al final de nuestra comunicación, siempre deberíamos agradecer porque nos pusieron en su lista de posibles colaboradores. ¿No es lo que haríamos si, efectivamente, nos propusieran un negocio exitoso? Las personas que se acercan a nosotros, en su gran mayoría, sinceramente piensan que su proyecto es bueno y traerá muchos beneficios en distintos aspectos —económicos, sociales, culturales, etc.— y nos quieren hacer parte de los mismos. Eso es motivo suficiente para decir gracias.

  6. Animarlos a seguir. A pesar de que una propuesta pueda no interesarnos, eso no significa que la persona que está detrás de la misma no tenga mucho que dar en el presente y en el futuro, no solo a nosotros sino también a la sociedad. Sin caer en la soberbia de creernos superiores, sino más bien como un gesto de humildad y reconocimiento de la capacidad del otro, podemos animarlos a continuar e, inclusive, si es que es adecuado y nuestra posición profesional lo justifica, podemos darles algunos consejos. Pero siempre, siempre, con un sincero deseo de ayudar y no de manifestar una supuesta supremacía laboral o de conocimiento.

Aplicar estas reglas de manera humilde y honesta, nos puede ser de gran ayuda para que una reunión que puede ser parte de una rutina o de un día a día común y silvestre, se convierta en una fuente muy rica de encuentro y de intercambio personal que nos puede traer más de una satisfacción o agradable sorpresa. Además, al practicarlas estamos ejerciendo una serie de virtudes que tienen que ver con la empatía, el respeto, la generosidad, la humildad, la prudencia y el servicio, todas ellas centradas en buscar el bien del otro y, por lo tanto, también nuestra mejora personal. Debemos tener claro que no hay un buen profesional si detrás del mismo no hay una buena persona.

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Autor

Giuliana CacciaGiuliana Caccia

Giuliana Caccia

Especialista en temas de familia y afectividad

Comunicadora Social de la Universidad de Lima y Máster de Matrimonio y Familia en la Universidad de Navarra (España). Autora del libro “Educación en serio: Reflexiones para ser los padres que nuestros hijos necesitan”. Hace cinco años creó el proyecto "La Mamá Oca", una plataforma multimedia que tiene como misión ofrecer a los padres recursos para criar niños felices, teniendo como eje la educación en virtudes. Actualmente dicta charlas, talleres y conferencias sobre temas de pedagogía familiar, matrimonio y afectividad.

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